Zit je net lekker in een flow verschijnt er een melding van Facebook. Toch even checken. Minuten later hangt opa aan de lijn om te vragen hoe zijn nieuwe afstandsbediening werkt. Die kan je ook moeilijk weigeren. En op het moment dat Word ein-de-lijk is opgestart, stroomt er weer een lading appjes binnen. Negeren is natuurlijk geen optie. Welkom in 2017.
Productiever werken willen we allemaal, maar tegenwoordig schuilt afleiding in elk hoekje. Zelf ben ik daar het schoolvoorbeeld van. Een toeterende auto of piepje van de oven en mijn concentratie is compleet verdwenen. Herkenbaar? Lees dan onderstaande 10 tips om jouw productiviteit ook te verhogen!
Er zijn meer dan genoeg lijstjes te vinden met daarin tips voor productiever werken. Je leest er nu een. Maar iedereen heeft een eigen manier om aan de slag te gaan. Wat voor mij goed werkt, kan voor jou een drama zijn. Geef daarom een eigen invulling aan wat je leest. Zie het meer als richtlijnen en niet als wetten. Heb je liever elke 30 minuten pauze, omdat een uur echt véél te lang is? Doe dat lekker. Niemand die je tegenhoudt ;)
To do-lijstjes afstrepen geeft altijd een lekker gevoel. Dus waarom een lange lijst maken waarvan het einde onmogelijk haalbaar is? Leg een aantal post it's naast je computer en schrijf per dagdeel enkele taken op. Vraag niet teveel van jezelf en houd het haalbaar. Productiever werken gaat veel makkelijker als je jezelf focust op een paar taken.
Let op: buzzword! Maar wel een relevante. Zelf ben ik bijvoorbeeld dramatisch slecht in de 'focus houden'. Vaak doe ik teveel dingen tegelijkertijd en zie wel waar het schip strandt. Uiteindelijk komt alles af, maar efficiënt zal ik het niet noemen. Productiviteit verhogen gaat het makkelijkst als je jezelf focust op één taak. Ligt voor de hand, maar wees eerlijk. Hoe vaak ben je bezig met slechts één ding zonder soms social media te checken, mails te lezen of naar buiten te staren? Juist.
Het klinkt heel logisch, maar ik betrap mijzelf er ook op het niet altijd te doen. Leg je snelle smartphone aan de kant, klik alle social media weg en zet desnoods een koptelefoon op om ruis te filteren. Dat scheelt een hoop prikkels.
Voor mij dé gouden regel om het langer vol te houden. Want zonder pauze kan ik mijzelf echt voor geen meter concentreren. Sta jezelf toe om bijvoorbeeld elk uur WhatsApp te checken. Of, voor de thuiswerkers: zet om de paar uur een aflevering van je favoriete serie aan. Niet geschikt voor alle (lees: dikke) mensen, maar op Facebook zie ik ook regelmatig de studietip langskomen om tussen een x-aantal pagina's door een snack te pakken. Het proberen waard. Verstandig is wel om een timer te zetten en pas te pauzeren wanneer die afgaat. Van telkens op je smartphone kijken, gaat de tijd alleen maar langzamer.
Vergeet de 4-uur Cup a Soup. Hier op kantoor zijn we helemaal fan van de 15:00 uur break. Waar je in de ochtend vaak rete productief bent, zakt het halverwege de middag compleet in. Daarom gaan we rond dat tijdstip hier even naar buiten voor een potje voetbal of chillen in de zon. Daarna vliegen die laatste werkuren voorbij.
Hoe je het ook went of keert, de morgen is het beste moment voor productief werk. Plan daarom de meest belangrijke taken als eerste in. Om 17:00 uur aan het schrijven van een whitepaper beginnen is voor niemand een pretje. Vaak helpt het ook om opdrachten waar je het meest tegenop ziet, als eerste te maken.
Waar je het beste werkt verschilt per persoon. Op Instagram zie ik dagelijks foto's voorbijkomen van de tofste werkplekken buiten de deur. Leuk voor het plaatje, maar voor mij teveel afleiding. Ik ga zelf het liefst in mijn woonkamer zitten. Verwarming aan, chille jazz (of als het laat op de avond is techno) door de speakers en gaan met die banaan. Rammen!
Notities maak ik nog altijd op de ouderwetse manier. Met pen en papier. Prima als jij dat ook doet, maar zet daarna alles op de mail of sla het digitaal (Google Docs is een goede optie) op. Het scheelt een hoop zoekwerk, tijd en frustraties wanneer je bestanden uiteindelijk nodig hebt.
Productiever werken is een, maar dat blijven doen is een tweede. Bij ons marketingbureau Code Blauw werken wij daarom met de time tracker Toggl. Daarmee zie je precies hoe lang een project kost. Niet alleen handig bij het factureren, maar ook om inzicht te krijgen in alle werkzaamheden. Hoeveel uur ben jij facturabel op een dag? Kost een artikel schrijven je gemiddeld 2 uur, plan die tijd dan ook in. Zonde om een onrealistische 1.5 uur in je agenda te zetten en al direct achter te lopen. Volgens mij gaat het zo helemaal goedkomen met productiever werken. Succes!
Sander
PS: dit is een gesponsorde samenwerking tussen T-Mobile en Dudes & Dont's.